Produção de texto

• A necessidade de delimitação do tema
• A linguagem correcta para o público certo
• O uso da linguagem técnica e dos estrangeirismos
• A necessidade de o texto técnico apresentar uniformidade na estrutura, no estilo e na terminologia.

Articulação do texto

• Como escrever e convencer
• A elaboração do texto mecanismos geradores
• Os níveis de linguagem
• Coesão e coerência textual
• Estilo e linguagem do moderno texto administrativo: coesão, clareza, coerência, objetividade, concisão, correção gramatical
• Os vícios de estilo: prolixidade, ambiguidade, pleonasmo, estrangeirismo, coloquialismo excessivo, clichês, chavões, etc.

Linguagem do moderno texto oficial

• Características do texto oficial
• Pronomes de tratamento e fechos
• O protocolo na escrita oficial
• Produção de textos oficiais
• As comunicações oficiais
• Fechos para comunicação
• Partes do documento no padrão ofício
• Forma e diagramação
• Definição e finalidade
• Estrutura dos documentos
• Emprego dos pronomes de tratamento

Argumentação do texto técnico

• Macroestrutura do texto argumentativo
• Formas de persuasão
• Argumentos e contra-argumentos

Os relatórios e pareceres no contexto organizacional

• Estilo e linguagem do moderno texto administrativo
• Qualidades do texto de relatórios/pareceres
• Vícios em relatórios e pareceres
• Características dos relatórios e pareceres
• Classificação dos relatórios e pareceres
• Organização do relatório/parecer e das informações
• Técnicas para elaboração dos relatórios e pareceres

Elaboração de actas e outros documentos

Padronização

• Destaques (aspas, negrito, sublinhado e itálico)
• Siglas, abreviaturas, abreviações e símbolos
• Escrita de números no texto
• Gramática aplicada aos relatórios e pareceres

30h

• Compreensão e uso de vocabulário, expressões ou frases, em situações específicas
• Descrição de acontecimentos e situações de vida
• Comunicação de experiências do passado
• Uso de estruturas gramaticais
• Interpretação e produção de textos sobre assuntos diversos
• Compreensão e produção de discursos orais
• Descodificar informação detalhada em enunciados orais
• Simulação de debates
• Gramática
  • Tempos verbais
  • Voz Passiva
  • If Clauses
  • Pronomes Relativos
  • Inversão do Sujeito
  • Construção Frásica complexa

30h

Escrita

• Completar formulários
• Escrever frases simples e bem estruturadas
• Escrever textos simples sobre tópicos de interesse

Formação das Palavras

• Adjectivos
• Verbos

Revisão dos Tempos Verbais

• Present Perfect / Past Simple
• Present Perfect Continuous
• Past Continuous
• Past Perfect / Past Perfect Continuous

Revisão da Voz Passiva

• Reescrita de frases utilizando a voz passive a voz active e a passive idiomática

If Clauses

• Type 1, Type 2, Type 3

Pronomes Relativos

• Defining Relative Clauses
• Contact Clauses

Infinitives and Gerund

• The Gerund (ing form):
• Would like to
• Can’t help
• Use to / are used to
• Stop drinking / stop to drink
• Suggest
• Verb + pronoun + gerund
• Plain Infinitive / Bare Infinitive / Infinitive without to:
• Make / let
• To-Infinitive:
• Prefer
• Want + object + infinitive
• Order
• Learn
• Think/believe/report/know/suppose
• Appear / happen / seem
• Ask / beg / expect / wish / like
• Rephrasing

Modal Verbs

Reported Speech

Inversão do Sujeito

Vocabulário

• Descrever pessoas e situações
• Situações comunicativas reais em contexto profissional

Escrita

• Produção de diálogos em contexto profissional: entrevista, reuniões
• Produção de textos complexos com objectivos específicos (apresentação de um produto/ empresa)

Oralidade

• Simulação de situações comunicativas reais em contexto de trabalho

30h

Noções Básicas da Língua Inglesa

• Diagnóstico Inicial
• O alfabeto
• O verbo ‘to be’
• A construção de frases simples
• Adjetivos e pronomes (possessivos e demonstrativos)
• Informação pessoal 

Leitura

• Ler e compreender textos simples em inglês
• Responder a questões simples de compreensão e enquadrar frases em textos
• Reconstruir textos através de reorganização de frases
• Compreender a ideia principal de um texto
• Identificar informação específica num texto

Escrita

• Completar formulários
• Escrever frases simples e bem estruturadas
• Escrever textos simples sobre tópicos de interesse
• Utilizar conjunções simples
• Utilizar a pontuação correctamente em frases simples

Audição

• Ouvir na procura de informação específica
• Responder a questões simples sobre textos informativos
• Assimilar informação
• Ouvir para assimilar a pronúncia e entoação
• Identificar números (anos, datas) através da audição de textos
• Ouvir e compreender frases completas simples

Oralidade

• Cumprimentos, introduções e apresentações
• Realizar conversações simples sobre temas de interesse
• Perguntar e responder a questões simples
• Descrever objetos, atividades e funções profissionais
• Falar sobre eventos passados e futuros

30h

• Conversação comercial em situações profissionais
• Apresentação, recepção de clientes
• Dar instruções, concordar e discordar de forma delicada
• Intenções e promessas, desejos e pesar
• Participação em reuniões com negociação
• Escrita comercial (relatórios, propostas e correspondência geral)
• Linguagem internacional de negócios
• Comunicação telefónica com os clientes
• Reuniões, minutas e apresentações
• Reclamações e desculpas

24h

• Importância
• Características
• Tipos de Comunicação e Especificidades

A Comunicação nos grupos e nas organizações

• A Empresa como Universo de Comunicação
• Comunicação Interna e Externa
• Comunicação Formal e Informal

A Comunicação escrita

• Os diversos tipos e respectiva importância

Análise de um texto escrito

• Técnicas de análise de conteúdo
• Técnicas de redacção (forma e estilo, relação texto/destinatário/efeito pretendido)

Produção de um texto escrito

• Distinção entre o essencial e o acessório
• Objectivos e argumentos
• Poder de síntese
• Coerência sequencial
• Regras básicas do funcionamento da língua
• Apresentação e estilo

Regras de Redacção Comercial

• Regras de cortesia
• Uso de letras maiúsculas/minúsculas
• Uso de palavras em itálico
• Uso de estrangeirismos 
• Uso da numeração
• Uso dos símbolos das unidades de medida
• Uso de siglas e abreviaturas
• Uso de expressões
• Uso de sinais: vírgula, aspas, parêntesis, etc. 

A redacção de Documentos específicos

• ACTA
  • Ouvir e transcrever sem deformar e/ou interpretar
  • Tomar notas
  • Distinguir o essencial do acessório
  • Redigir para ser lido e compreendido
• RELATÓRIO
  • Identificar tema, destinatário, tipo e forma
  • Regras Básicas
• OUTROS DOCUMENTOS COMERCIAIS CORRENTES
  • Ofício
  • Comunicação Interna
  • Email
  • Declarações

A Comunicação Oral e o respectivo processo

• Tipos e níveis de comunicação
• Conceito de “Língua” e “Linguagem”
• As funções da linguagem
• A estrutura da Língua

A preparação do texto a apresentar oralmente

• Definição dos objectivos
• Estrutura e organização do pensamento
• Estrutura e objectividade do produto final

30h

• Melhorar o desempenho da(o) secretária(o) ao nível de tarefas, instrumentos de trabalho e competências
• Noções de eficiência, eficácia, produtividade e qualidade global do trabalho
• O impacto das novas tecnologias na função Secretariado
• As competências do Secretariado do século XXI

Problemas de organização do trabalho/ gestão do tempo

• Auto-diagnóstico de perdas de tempo
• Definição de objectivos e prioridades
• Técnicas de planificação e racionalização do trabalho

Organização de reuniões

• Planeamento e logística
• Acolhimento dos participantes e acompanhamento dos trabalhos
• Áudio e videoconferências

Gestão dos contactos telefónicos

• As novas tecnologias na gestão das chamadas recebidas e efectuadas
• A escuta activa e a tomada de notas
• Atendimento de reclamações

A expressão e a comunicação

• Objectivos
• Fundamentação da sua necessidade
• Sua relação

Capacidades de expressão

• Analisar as capacidades
• Postura
• Voz e entoação
• Linguagem
• Apresentação pessoal
• Pontos fortes e fragilidades a ter em conta

Falar e saber apresentar-se a si próprio

• Preparar a apresentação
• Distinguir objectivo de conteúdo
• A clareza e o entusiasmo
• Analisar o contexto da apresentação
• A formulação dos pedidos / perguntas e suas respostas

Os suportes da comunicação

• Quadros de apoio
• Transparências
• Dispositivos
• Videoprojector
• Outros suportes

Comunicação

• Componentes e tipos
• Comunicação verbal e Não Verbal
• Objectivos da comunicação

Comunicação-interpessoal / intergrupal / intersectorial

• Funções da Comunicação
• Barreiras à Comunicação
• Os facilitadores da comunicação
• Os facilitadores da comunicação
• Técnicas para melhoria do processo

Comunicação técnica – tipos de documentos

• Manuais
• Relatórios
• Cartas e Ofícios
• Faxes
• E-mails
• Memorandos

A produção de um documento escrito

• Objectivos e Argumentos
• Coerência sequencial
• Capacidade de síntese
• O essencial e o acessório

Apresentação e estilo do documento

• Títulos, Sumários e Resumos
• A informação visual
• Técnicas para controlar a qualidade do texto

A especificidade do e-mail (correio electrónico)

• Envio de situações-chave, palavras-chave ou problemas-chave, antes de premir o botão
• Captar a atenção e atingir os resultados
• Construir uma imagem profissional
• Apresentar linhas fortes
• Aberturas e fechos
• Gerir os e-mails
• Acompanhar o processo

Arquivo
Sistemas de tratamento de informação a gerir

• O arquivo geral e suas relações com os arquivos sectoriais
• Os dossiers temáticos
• As pastas de apoio às reuniões
• O plano de actividades: seu acompanhamento
• Correspondência e documentos de informação – Faxes, emails, entre outros
• Documentos internos de decisão, informação e comunicação
• Documentos originais pelas reuniões – actas, comunicados, entre outros

Preparação e escolha dos dados a tratar de Forma sistemática

• A escolha dos dados
• A organização e o tratamento dos dados

O sistema de tratamento da informação

• Análise dos sistemas existentes
• Os sistemas de apoio ao secretariado
• Manutenção ou reestruturação da informação
• Relatórios e outputs a sistematizarem

Sistemas básicos

• Alfabético
• Numérico
• Sistemas derivados (decimal, centesimal, alfanumérico, alfa-decimal, codificações diversas, etc.)
• Domínios de aplicação
• As vantagens e inconvenientes dos diversos sistemas de classificação
• Determinação do método de classificação adaptado às necessidades

A classificação por assunto

• Plano dicionário (descritores)
• Plano ideológico hierarquizado
• Avaliação comparativa destes dois tipos de plano
• Parâmetros a ter em conta na escolha

Conhecer a topografia e vida da informação

• Os diversos níveis: activa, semi-activa e inactiva
• Coordenação e fluxos de documentos entre eles
• Gestão e controlo dos movimentos (empréstimos) e de circulação dos documentos
• Controlo dos custos e da eficácia: rácios significativos
• A revisão periódica dos arquivos: fluxos legais e prazos funcionais de conservação dos arquivos

Escolher os meios materiais

• A informação em suporte de papel: posições e material correspondente e os meios de sinalização
• Os novos suportes da informação:
• Microfilmes
• Suportes magnéticos
• O disco ótico numérico
• Vigilância e sua Conservação

Elaborar fichas e ficheiros

• Recorrer à informática para:
  • Gerir a documentação do departamento
  • Gestão de dossiers: elaborar e atualizar o plano de classificação
  • Recorrer a pesquisas multicritérios
  • Gestão dos documentos
  • Indexação pelos campos-chave
  • Pesquisa
  • Listagens

Construir o manual de arquivo da informação

• Relevância do manual
• Os aspectos que deve incluir 

24h

• Melhorar o desempenho da(o) secretária(o) ao nível de tarefas, instrumentos de trabalho e competências
• Noções de eficiência, eficácia, produtividade e qualidade global do trabalho
• O impacto das novas tecnologias na função de Secretariado
• As competências do Secretariado do século XXI

Problemas de organização do trabalho/ gestão do tempo

• Auto-diagnóstico de perdas de tempo
• Definição de objectivos e prioridades
• Técnicas de planificação e racionalização do trabalho

Organização e condução de reuniões

• Tipos de reuniões alargadas
• Fases de Preparação de uma Reunião
• Antes, Durante e Depois da Reunião
• Preparação e envio da acta
• Envio de agradecimento a oradores
• Fazer a avaliação da organização da reunião
• Regras de Protocolo na organização de reuniões e acolhimento de visitantes

Gestão dos contactos telefónicos

• As novas tecnologias na gestão das chamadas recebidas e efectuadas
• A escuta activa e a tomada de notas
• Atendimento de reclamações

A comunicação

• Objectivos
• Fundamentação da sua necessidade
• Comunicação vs. Secretariado

Capacidades de expressão

• Analisar as capacidades
• Postura
• Voz e entoação
• Linguagem
• Apresentação pessoal
• Pontos fortes e fragilidades a ter em conta

Falar e saber apresentar-se a si próprio

• Preparar a apresentação
• A clareza e o entusiasmo
• Analisar o contexto da apresentação
• A formulação dos pedidos / perguntas e suas respostas

Os suportes da comunicação

• Quadros de apoio
• Transparências
• Dispositivos
• Videoprojector
• Outros suportes

Comunicação

• Componentes e tipos
• Comunicação verbal e Não Verbal
• Objectivos da comunicação

Comunicação-interpessoal / intergrupal / intersectorial

• Funções da Comunicação
• Barreiras à Comunicação
• Os facilitadores da comunicação
• Os facilitadores da comunicação/ Técnicas para melhoria do processo

Comunicação técnica – tipos de documentos

• Manuais
• Relatórios
• Cartas e Ofícios
• Faxes
• E-mails
• Memorandos
• Diferenças e campos de aplicação entre documentos

A produção de um documento escrito

• Objectivos e Argumentos
• Coerência sequencial
• Capacidade de síntese
• O essencial e o acessório

Apresentação e estilo do documento

• Títulos, Sumários e Resumos
• A informação visual
• Técnicas para controlar a qualidade do texto

A especificidade do e-mail (correio electrónico)

• Envio de situações-chave, palavras-chave ou problemas-chave, antes de premir o botão
• Captar a atenção e atingir os resultados
• Construir uma imagem profissional
• Apresentar linhas fortes
• Aberturas e fechos
• Gerir os e-mails
• Acompanhar o processo
• Anexos ao e-mail

18h

• Reconhecer a importância do conceito de Imagem para a Organização;
• Identificar as competências-chave da função protocolar e o campo de intervenção;
• Analisar a importância da imagem pessoal para a imagem da Organização: Marketing Individual.

Protocolo Empresarial vs. Protocolo Social

• Distinguir o conceito de Protocolo Empresarial do conceito de Protocolo Social;
• Dominar as regras protocolares: as precedências estabelecidas na lei e as precedências de cortesia;
• Saber como actuar em diferentes situações de acordo com as regras protocolares.

Contactos em Nome da Organização

• Aplicar as regras de cortesia em situações profissionais: os critérios de eficácia de actuação de carácter representativo;
• Conhecer as regras básicas para estabelecer um contacto eficaz: a comunicação oral e a comunicação escrita.

Planeamento e Organização de Eventos Profissionais

• Conhecer o conceito de evento;
• Identificar regras gerais para o planeamento e organização de diferentes estilos de eventos;
• Reconhecer procedimentos e instrumentos adequados aos diferentes tipos de eventos;
• Conhecer os cuidados a ter em alguns eventos específicos.

Relação Eficaz com a Comunicação Social

• Conhecer a função de comunicação numa organização;
• Estabelecer contactos personalizados com os diferentes órgãos de comunicação social;
• Elaborar e difundir comunicados: a imprensa escrita;
• Intervir no planeamento e organização de conferências e comunicados de imprensa.

As Especificidades do Protocolo Internacional

• Identificar os principais requisitos de uma boa imagem internacional
• Conhecer as regras essenciais no âmbito da identidade cultural dos diferentes interlocutores internacionais com quem se relacionam
• Identificar as diferenças protocolares de país para país
• Organizar uma reunião internacional

18h

• Considerar a função de Atendimento como um diferencial competitivo para as empresas e instituições;
• Analisar o Atendimento como Veículo de Imagem e Profissionalismo;
• Determinar qual o papel do Cliente na função de atendimento;
• Identificar as necessidades e expectativas dos clientes e do público em geral;
• Distinguir comunicação verbal da não-verbal;
• Definir qualidade mediante diferentes perspectivas;
• Caracterizar qualitativamente um serviço.

Agir com Profissionalismo

• Conhecer o processo comunicativo;
• Determinar os factores que influenciam a comunicação;
• Conhecer-se melhor para dominar as suas reacções face a situações profissionais diversificadas;
• Adaptar-se aos diferentes públicos;
• Avaliar o impacto do acolhimento no primeiro contacto: a reciprocidade dos comportamentos;
• Potenciar a sua relação Interpessoal: a comunicação assertiva;
• Adoptar atitudes-chave para assegurar o êxito no atendimento: a escuta activa, a disponibilidade, a adaptação às diferentes situações profissionais;
• Praticar técnicas de atendimento presencial e telefónico utilizando as competências do relacionamento interpessoal.

Situações Difíceis e Reclamações

• Enfrentar situações potencialmente delicadas e ser pró-activo;
• Mobilizar os seus recursos pessoais para enfrentar públicos difíceis com serenidade;
• Utilizar técnicas eficazes para desactivar as tensões: calibragem, sincronização, escuta activa, compreensão;
• Fazer face a situações de manipulação e agressividade;
• Enfrentar situações extremas: violência verbal, física, ruptura na comunicação;
• Sair de uma situação de conflito, adoptar bons reflexos: o que deve fazer, o que deve evitar.

18h